Das Wichtigste in Kürze

  • Ein Kick-off-Event ist das Firmenevent zum Start ins Geschäftsjahr: Rückblick, Ziele, gemeinsames Anstoßen. Es ist nicht das Kick-off-Meeting, mit dem ein Projekt beginnt.
  • Zwei Formate prägen den Jahresauftakt: das Kick-off für die Belegschaft und der Neujahrsempfang für Kund:innen und Partner. Beides geht auch an einem Tag.
  • Das beste Terminfenster beginnt in der zweiten Jännerwoche 2027. Der 1. und der 6. Jänner sind Feiertage, die Weihnachtsferien enden am 6. Jänner.
  • Planen Sie rückwärts ab Oktober: Save-the-Date Ende November, Einladung Anfang Dezember.
  • Getränke und Essen sind der Taktgeber: Kaffee-Bar am Morgen, alkoholfreie Tagesbar, Aperitif zum Anstoßen, Bar am Abend.
  • In Österreich bleibt der Vorteil aus Betriebsveranstaltungen bis 365 Euro pro Mitarbeiter:in und Jahr steuerfrei. Ein Kick-off im Jänner zählt zum neuen Jahr.

Kick-off-Event, Neujahrsempfang, Jahresauftakt: Was ist was?

Wer „Kick-off“ googelt, landet schnell beim Projektmanagement: Dort meint das Kick-off-Meeting den Start eines Projekts. Dieser Artikel behandelt etwas anderes: das Kick-off-Event, auch Kick-off-Veranstaltung oder Jahresauftaktveranstaltung genannt. Das ist das Firmenevent, mit dem ein Unternehmen das Geschäftsjahr eröffnet. Das Team blickt zurück, hört die Ziele und stößt auf das Jahr an.

Der Neujahrsempfang ist das zweite Format des Jahresauftakts. Er richtet sich nach außen: Kund:innen, Partner, Lieferanten, oft auch Politik und Presse. Eine kurze Rede, ein Stehempfang, Gespräche. Für viele Teams ersetzt der Empfang im Jänner die Weihnachtsfeier in Salzburg im vollen Dezember. Weitere Formate rund ums Jahr zeigt unsere Übersicht der Firmenevent-Ideen.

Sales-Kick-off: das Kick-off für den Vertrieb

Das Sales-Kick-off, oft auch Jahreskickoff genannt, bringt das Vertriebsteam zusammen: Zahlen des Vorjahres, Ziele, neue Produkte, Ehrungen. Weil das Team meist verteilt arbeitet, zählt hier der Abendteil mit Bar besonders.

Der richtige Termin im Jänner 2027

Der Jänner hat in Österreich zwei gesetzliche Feiertage: den 1. Jänner und den 6. Jänner, Heilige Drei Könige (§ 7 Abs. 2 Arbeitsruhegesetz). Die Weihnachtsferien dauern vom 24. Dezember 2026 bis 6. Jänner 2027. In Bayern ist Heilige Drei Könige ebenfalls Feiertag.

Unsere Empfehlung: Setzen Sie das Kick-off ab der zweiten Jännerwoche an, also ab 11. Jänner 2027. Den Neujahrsempfang legen Sie bis Ende Jänner, spätestens in die erste Februarwoche.

Ein Termin, den viele übersehen: Die Semesterferien in Salzburg liegen 2027 laut Ferienkalender des Bildungsministeriums vom 15. bis 20. Februar, eine Woche später als in Wien und Niederösterreich. Für Belegschafts-Events mit vielen Eltern im Team ist diese Woche ungünstig.

Zeitplan: rückwärts ab Oktober

Acht bis zwölf Wochen Vorlauf sind ein guter Rahmen, bei externer Location und vielen Gästen eher drei Monate. Die vier Phasen:

  • Oktober und November: Ziel, Format und Gästezahl festlegen. Location und Partner anfragen. Jetzt entscheiden Sie auch, ob Sie Kick-off und Neujahrsempfang kombinieren.
  • Ende November: Save-the-Date verschicken, bevor die Weihnachtsfeier-Einladungen die Postfächer fluten.
  • Anfang Dezember: Einladung mit Programm, Dresscode, Anreise und RSVP-Frist. Für Kund:innen und Partner ist das die letzte sinnvolle Gelegenheit vor den Feiertagen.
  • Jänner: Ablaufplan finalisieren, Technikprobe, Briefing aller Beteiligten. Gästezahl an Catering und Location melden.

Die Schritte im Detail stehen in unserer Checkliste für Firmenfeiern. Und wenn es später wird? Beim Sommer-Afterwork für ServusTV wurden wir kurzfristig angefragt, mitten in der eventstärksten Zeit des Jahres. Ware, Equipment und Team kamen aus einer Hand. Kurzfristig geht also, nur ohne freie Wahl bei Termin und Location.

Ablauf eines Kick-off-Events: ein Muster für einen Tag

Dieser Ablauf ist ein Muster für ein ganztägiges Kick-off-Event mit Abendteil.

  • 08:30 Uhr: Ankommen. Kaffee-Bar, Wasser, Namensschilder. Die ersten Gespräche entstehen an der Bar.
  • 09:00 Uhr: Begrüßung durch die Geschäftsführung, maximal fünf Minuten. Das Jahresmotto wird gesetzt.
  • 09:15 Uhr: Rückblick in Zahlen und Bildern, dann Ausblick und Ziele, solange alle frisch sind.
  • 10:30 Uhr: Pause mit Getränkestation. Eine gute alkoholfreie Auswahl bringt ein wacheres Team zurück.
  • 11:00 Uhr: Marktplatz mit Stationen oder Workshops, danach eine Fragerunde mit der Geschäftsführung.
  • 12:30 Uhr: Mittagessen. Stehend mischt sich das Team, gesetzt entstehen tiefere Gespräche.
  • 14:00 Uhr: Team-Format: Workshop, Aktivität oder die Zuschaltung weiterer Standorte.
  • 16:00 Uhr: Abschluss, Dank, Ehrungen. Das emotionale Highlight gehört ans Ende des Arbeitsteils.
  • 16:30 Uhr: Umbau. Das Service-Team wechselt in den Abendmodus.
  • 18:00 Uhr: Aperitif und gemeinsames Anstoßen auf das Jahr, danach Essen und Bar bis zum vereinbarten Ende.

Drei Regeln, die sich bewähren: Reden kurz halten, das Highlight an den Schluss legen, nach dem Anstoßen keine Reden mehr. Und Alkohol erst nach dem Arbeitsteil.

Ablauf eines Neujahrsempfangs: zwei bis drei Stunden

Ein Neujahrsempfang ist kürzer und dichter als das Kick-off. Das Muster:

  • 17:30 Uhr: Einlass. Garderobe mit Personal. Der Empfangsdrink steht an der Tür, alkoholfrei und mit Alkohol gleich sichtbar.
  • 18:00 Uhr: Begrüßung und eine Rede, maximal zehn Minuten. Optional ein Grußwort.
  • 18:15 Uhr: Anstoßen. Das ist das Signal für den Service: Die Fingerfood-Stationen öffnen, die Bar geht in Vollbetrieb.
  • 18:30 bis 20:00 Uhr: Gespräche, Stationen, ein kurzes kulturelles oder visuelles Element.
  • 20:30 Uhr: Ausklang. Die Gastgeber:innen verabschieden persönlich an der Tür.

Kick-off und Empfang an einem Tag

Kick-off tagsüber, Neujahrsempfang am Abend: Das spart Location, Technik und Aufbau, verlangt aber zwei Dramaturgien. Planen Sie ein Umbaufenster von mindestens einer Stunde. In dieser Zeit wechseln Möbel, Licht und Karte, die Bar wird für den Abend neu bestückt. Das Service-Team bleibt dasselbe, es kennt Raum und Technik bereits. Der Abend darf nicht wie der zweite Aufguss des Nachmittags wirken: andere Karte, anderes Licht, andere Tonalität.

10 Ideen für Kick-off-Event und Neujahrsempfang

1. Jahresmotto mit Signature-Drink

Das Jahresmotto steht auf der Folie, und am Abend steht es im Glas. Ein eigener Drink mit Namen und Farbe aus der Markenwelt macht aus dem Motto ein Gesprächsthema. Solche Signature-Drinks entwickeln wir als Teil des Bar-Caterings, auf Wunsch mit Branded Glassware. Der Drink muss schnell zu bauen sein, sonst bremst er die Bar genau beim Anstoßen.

2. Rückblick in Bildern statt Folien

Fotos vom Jahr auf der Leinwand, chronologisch, ohne Moderation. Das läuft beim Ankommen und in den Pausen. Zahlen gehören in den Vortrag, Gesichter auf die Wand.

3. Ehrungen und Dienstjubiläen

Der Jahresauftakt ist der richtige Moment für Dienstjubiläen. Persönlich, kurz, mit einem echten Geschenk. Sachzuwendungen zum Dienstjubiläum bleiben in Österreich bis 186 Euro jährlich steuerfrei, Details im Abschnitt Recht und Steuer.

4. Marktplatz-Stationen statt Frontalvortrag

Jede Abteilung bekommt einen Stand und zeigt, was sie im neuen Jahr vorhat. Das Team wandert, fragt, diskutiert. Eine Getränkestation in der Mitte hält die Leute im Raum.

5. Live-Fragerunde mit der Geschäftsführung

Fragen vorab anonym sammeln, die ehrlichsten zuerst beantworten. Zwanzig Minuten reichen, wenn die Geschäftsführung nicht ausweicht.

6. Alkoholfreie Tagesbar für den Arbeitsteil

Kaffee und Wasser halten einen Vormittag durch, aber nicht einen Tag. Bei einem internen Firmenevent in München haben wir an zwei Tagen eine Tagesbar mit alkoholfreien Kreationen betrieben, ergänzt um eine Außenbar am Nachmittag und Abend.

7. Standorte zuschalten, Toast synchron

Wer mehrere Standorte hat, schaltet sie zu. Das Anstoßen findet überall zur selben Minute statt, mit demselben Drink. Dafür braucht jeder Standort ein kleines Bar-Setup und eine Ansprechperson.

8. Kundenlounge beim Neujahrsempfang

Beim Empfang wollen die Gastgeber:innen mit bestimmten Gästen in Ruhe sprechen. Eine Lounge mit eigener Betreuung schafft diesen Raum. Wie das im laufenden Betrieb aussieht, zeigt die Red Bull Lobby Bar auf der Messe „Alles für den Gast“ in Salzburg: rund 40 Plätze für Kundengespräche, täglich zwei Profis hinter der Bar. Für Empfänge mit Sponsoren oder hochrangigen Gästen ist das der Kern unserer VIP-Hospitality.

9. Winter draußen, Ausklang drinnen

Eine Feuerstelle, eine Punsch- oder Glühweinbar mit alkoholfreier Variante, danach der Übergang nach drinnen. Bei einem Office Opening in Salzburg-Lehen wanderten 200 Gäste im Lauf des Abends von draußen nach drinnen, an zwei durchgehend stark besetzten Bars.

10. Dankeschön-Moment und Nachbereitung binnen 48 Stunden

Ein Foto vom Anstoßen, eine persönliche Nachricht, bei Kund:innen ein kurzer Dank per Mail, innerhalb von zwei Tagen. Planen Sie die Nachbereitung wie einen Programmpunkt.

Hospitality: Getränke und Essen im Takt des Programms

Hier hören die meisten Kick-off-Ratgeber auf: Reden, Workshops, Teambuilding, und das Catering ist ein Satz. Dabei entscheidet die Hospitality, ob das Programm ankommt. Bei Corporate & Kundenevents nennen wir das F&B-Choreografie: Speisen und Getränke folgen der Regie, nicht umgekehrt.

Vormittag und Arbeitsteil

Kaffee, Tee, Wasser und eine alkoholfreie Linie, die mehr ist als Saft und Cola. Planen Sie jede Pause als Getränkemoment: Die Station steht dort, wo die Leute hingehen sollen.

Der Moment des Anstoßens

Jeder Gast hat das Glas in der Hand, bevor die Rede endet. Das ist Service-Timing, kein Zufall: Das Team verteilt die Gläser in den letzten zwei Minuten der Rede, lautlos. Dann ein Toast, und die Bar öffnet.

Stehempfang statt Buffet-Schlange

Beim Neujahrsempfang fördern Fingerfood-Stationen und Flying Service die Gespräche. Ein gesetztes Essen bremst sie, weil jeder am selben Tisch bleibt. Verteilen Sie die Stationen im Raum, damit keine Schlange entsteht.

Bars und Personal: Zahlen aus Projekten

Die Besetzung hängt von Gästezahl, Dauer, Karte und Wegen ab. Eine Faustformel gibt es nicht, aber Beispiele aus unseren Projekten: Beim Sommer-Afterwork für ServusTV und Red Bull Media House standen bei rund 300 Gästen an einer voll ausgestatteten Bar drei Barkeeper:innen und zwei Servicekräfte. Bei einem Office Opening in Salzburg-Lehen liefen für 200 Gäste zwei Bars. Bei einem internen Firmenevent in München waren es rund 1.200 Gästebesuche an vier Tagen und drei Locations mit 14 Teameinsätzen.

Winter-Logistik

Jänner heißt Mantel, Schnee und Dunkelheit um 17 Uhr. Eine Garderobe mit Personal hält den Einlass flüssig. Der Eingangsbereich muss warm sein, sonst bleiben die Gäste in der Jacke. Prüfen Sie Parkplatz und Zugang auf Glätte, und heizen Sie Zelt oder Außenbereich rechtzeitig vor.

Recht und Steuer in Österreich

Hinweise aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Mehr dazu im Beitrag zu Budget und Steuer bei Firmenfeiern.

Der 365-Euro-Freibetrag und das neue Jahr

Der geldwerte Vorteil aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen ist pro Mitarbeiter:in bis 365 Euro jährlich steuerfrei, dabei empfangene Sachzuwendungen bis 186 Euro jährlich, ebenso Sachzuwendungen zu Dienst- und Firmenjubiläen bis 186 Euro (§ 3 Abs. 1 Z 14 EStG 1988). Die Beträge gelten laut Gesetz jährlich und für alle Betriebsveranstaltungen eines Jahres zusammen. Ein Kick-off im Jänner fällt damit in das neue Kalenderjahr, nicht in das der Weihnachtsfeier vom Dezember. Wie Ihre Lohnverrechnung das Jahr abgrenzt, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

In Deutschland, also auch in Bayern, gilt eine andere Regel: Dort bleiben Zuwendungen bis 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmender Arbeitnehmer:in samt Begleitpersonen steuerfrei, für bis zu zwei Veranstaltungen jährlich (§ 19 EStG, Deutschland).

Neujahrsempfang mit Kund:innen ist keine Betriebsveranstaltung

Der Freibetrag gilt für Mitarbeiter:innen. Ein Empfang für Kund:innen, Partner und Lieferanten ist Bewirtung von Geschäftsfreunden und folgt eigenen steuerlichen Regeln. Wer beide Formate an einem Tag kombiniert, trennt die Kosten sauber und klärt sie mit der Steuerberatung.

Anmeldung, Musik, öffentlicher Grund

Ein internes Kick-off in eigenen Räumen mit Gästeliste ist in der Regel keine öffentliche Veranstaltung. Sobald externe Gäste, eine gemietete Location oder ein offener Zugang dazukommen, kann das Salzburger Veranstaltungsgesetz 2026 greifen: Anmeldung schriftlich, spätestens sieben Werktage vorher, bei der Gemeinde oder in der Stadt Salzburg bei der Landespolizeidirektion. Prüfen Sie Grenzfälle früh mit der zuständigen Stelle.

Musik ist der zweite Punkt. Die AKM zählt auch Firmenfeiern mit geschlossenem Teilnehmerkreis zur öffentlichen Aufführung. Die Lizenz holen Sie rechtzeitig im Vorhinein. In Bayern ist dafür die GEMA zuständig.

Häufige Fragen zum Kick-off-Event

Was ist ein Kick-off-Event?

Ein Kick-off-Event ist das Firmenevent, mit dem ein Unternehmen das neue Geschäftsjahr eröffnet: Rückblick, Ziele, Wir-Gefühl und ein gemeinsames Anstoßen. Es ist nicht das Kick-off-Meeting aus dem Projektmanagement, das ein einzelnes Projekt startet.

Wann findet ein Kick-off-Event statt?

Meist im Jänner ab der zweiten Woche, wenn alle aus den Weihnachtsferien zurück sind. Der 1. und 6. Jänner sind in Österreich Feiertage, die Weihnachtsferien 2026/27 enden am 6. Jänner. Unternehmen mit abweichendem Geschäftsjahr legen das Kick-off an dessen Beginn.

Wie viel Vorlauf braucht ein Kick-off-Event oder Neujahrsempfang?

Acht bis zwölf Wochen, bei externer Location und vielen Gästen eher drei Monate. Für einen Termin im Jänner heißt das: Planung ab Oktober, Save-the-Date Ende November, Einladung Anfang Dezember.

Wie lange dauert ein Kick-off-Event?

Ein internes Kick-off dauert einen halben bis ganzen Tag, mit Abendteil bis in den Abend. Ein Neujahrsempfang dauert zwei bis drei Stunden. Die Kombination braucht dazwischen ein Umbaufenster von mindestens einer Stunde.

Wen lädt man zum Kick-off ein, wen zum Neujahrsempfang?

Zum Kick-off die Belegschaft, bei Bedarf alle Standorte per Zuschaltung. Zum Neujahrsempfang Kund:innen, Partner, Lieferanten und je nach Unternehmen Politik und Presse. Beides geht an einem Tag: Team tagsüber, Gäste am Abend.

Was ist der Unterschied zwischen Kick-off-Event und Neujahrsempfang?

Das Kick-off richtet sich nach innen und transportiert Inhalte: Rückblick, Ziele, Strategie. Der Neujahrsempfang richtet sich nach außen und pflegt Beziehungen: eine kurze Rede, ein Stehempfang, Gespräche.

Gilt der Steuerfreibetrag für Betriebsveranstaltungen auch für das Kick-off im Jänner?

Ja, das Kick-off ist eine Betriebsveranstaltung, und der Vorteil aus der Teilnahme bleibt pro Mitarbeiter:in bis 365 Euro jährlich steuerfrei (§ 3 Abs. 1 Z 14 EStG). Da der Betrag jährlich gilt, zählt ein Kick-off im Jänner zum neuen Kalenderjahr. Ein Empfang für Kund:innen fällt nicht darunter; klären Sie die Abgrenzung mit Ihrer Steuerberatung.

Ihr Jahresauftakt mit Perfect Serve

Bei einem Jahresauftakt mit Tages- und Abendteil laufen Konzeption, Speisen und Getränke, Bar, Personal, Technik und Location sonst über fünf Ansprechpersonen. Wir übernehmen diese Gewerke als Gesamtpaket oder in Teilen, und das Service-Team, das den Raum ab dem Morgen kennt, wechselt am Abend mit dem Programm den Modus.

Perfect Serve ist ein Salzburger Unternehmen für Bar-Catering, Eventgastronomie und Corporate Events, tätig in Salzburg und Bayern. Ob Tagesbar für den Arbeitsteil, Aperitif zum Anstoßen oder der ganze Neujahrsempfang: Eine Projektleitung, ein Vertrag, eine Rechnung.

Für einen Termin im Jänner empfehlen wir eine Anfrage bis Ende November. Erzählen Sie uns von Ihrem Jahresauftakt.