Das Wichtigste in Kürze
Eine Firmenfeier planen Sie am besten rückwärts vom Termin aus. Ob Sie es Firmenfeier, Betriebsfeier oder Firmenevent nennen: Die Schritte sind dieselben. Diese zwölf decken alles ab, vom ersten Gespräch bis zum Tag danach:
- Anlass und Ziel festlegen
- Budget aufstellen
- Gästeliste erstellen
- Termin fixieren
- Format wählen
- Location buchen
- Speisen und Getränke planen
- Personal einplanen
- Technik und Programm organisieren
- Einladungen verschicken
- Ablaufplan schreiben
- Nachbereiten
Für größere Feiern beginnen Sie drei bis sechs Monate vorher. Für kleinere Runden reichen oft sechs bis acht Wochen. In Österreich bleibt der Vorteil aus der Teilnahme pro Mitarbeiter:in bis 365 Euro im Jahr steuerfrei. Mehr dazu im Abschnitt Recht und Steuer.
Der Zeitplan: vier Phasen bis zur Feier
- Phase 1, Rahmen (drei bis sechs Monate vorher): Schritte 1 bis 6: Ziel, Budget, Gäste, Termin, Format, Location. Ergebnis: Termin und Location sind fix, das Budget ist freigegeben.
- Phase 2, Inhalt (sechs bis acht Wochen vorher): Schritte 7 bis 10: Verpflegung, Personal, Technik, Einladungen. Ergebnis: Alle Dienstleister sind gebucht, die Einladungen sind draußen.
- Phase 3, Feinschliff (zwei Wochen vorher bis zum Event): Schritt 11: Ablaufplan, Briefing, Plan B. Ergebnis: Jede beteiligte Person kennt ihren Part.
- Phase 4, Nachlauf (die Woche danach): Schritt 12: Feedback, Abrechnung, Doku. Ergebnis: Erkenntnisse für die nächste Feier sind festgehalten.
Die Zeitangaben sind Richtwerte. Drei Zeiträume sind in Salzburg besonders eng: der Dezember mit Weihnachtsfeiern und Adventmärkten, der Festspiel- und Festivalsommer sowie der November mit der Messe „Alles für den Gast“. In dieser Messewoche sind Locations, Personal und Technik in der Stadt knapp. Wer dann feiern will, sollte früh anfragen.
Die Checkliste in 12 Schritten
1. Anlass und Ziel festlegen
Jede Firmenfeier hat einen Grund: Jahresabschluss, Jubiläum, ein erreichtes Ziel, eine Geschäftseröffnung oder einfach Dank. Formulieren Sie das Ziel in einem Satz. Soll das Team zusammenwachsen? Sollen Kund:innen Danke hören? Dann ist es eher ein Kundenevent. Das Ziel entscheidet später über Format, Budget und Programm.
To-dos:
- Anlass und Ziel schriftlich festhalten
- Eine verantwortliche Person bestimmen
- Klären, wer Budget und Termin freigibt
2. Budget aufstellen
Legen Sie früh fest, ob Sie mit einem Gesamtbetrag oder einem Betrag pro Kopf planen. Erfassen Sie alle Kostenblöcke, auch Nebenkosten wie Auf- und Abbau, Verlängerung und Reinigung. Planen Sie einen Puffer von 10 bis 15 Prozent ein, denn Nachträge kommen fast immer. Wie Sie die Posten gewichten, zeigt unser Beitrag zu Firmenfeier-Kosten und Budget.
To-dos:
- Gesamt- oder Pro-Kopf-Budget festlegen
- Puffer für Nachträge einplanen
- Steuerfreien Betrag für Betriebsveranstaltungen (365 Euro pro Person und Jahr) mit der Lohnverrechnung abstimmen
3. Gästeliste erstellen
Wer ist eingeladen: nur das Team, auch Partner:innen oder auch Kund:innen? Die Antwort verändert Größe, Ton und Budget der Feier. Sobald Kund:innen dabei sind, steigt der Anspruch an Service und Ablauf, siehe VIP-Hospitality. Schätzen Sie die Zusagen realistisch.
To-dos:
- Zielgruppe festlegen
- Eine vorläufige Gästezahl schätzen
- Besondere Bedürfnisse erfragen, etwa Ernährung und Barrierefreiheit
4. Termin fixieren
Prüfen Sie Ferien, Feiertage, Messen und Quartalsabschlüsse. Donnerstage und Freitage sind gefragt und entsprechend früh vergeben. Im Dezember gilt das doppelt: Wer eine Weihnachtsfeier in Salzburg plant, sollte Location und Dienstleister im Spätsommer anfragen. Ein Termin im Jänner oder Februar ist eine gute Alternative mit mehr Auswahl, etwa als Kick-off oder Neujahrsempfang. Weitere Formate fürs ganze Jahr sammeln unsere Firmenevent-Ideen.
To-dos:
- Zwei bis drei Wunschtermine festlegen
- Kollisionen im Firmenkalender prüfen
- Ein Save-the-Date verschicken
5. Format wählen
Dinner, Stehempfang, Afterwork, Sommerfest oder Party: Das Format folgt dem Ziel. Ein Dinner fördert Gespräche am Tisch, ein Stehempfang bringt Abteilungen zusammen. Eine Party lebt von Musik und einer schnellen Bar. Ein Sommerfest im Freien braucht einen Plan B für Regen. Das Format bestimmt auch, welche Location passt.
To-dos:
- Format passend zum Ziel wählen
- Dauer festlegen: Beginn, Höhepunkt, Ende
- Bei Outdoor-Formaten eine Schlechtwetter-Variante festlegen
6. Location buchen
Die wichtigsten Kriterien sind Kapazität, Anreise, Infrastruktur und die Freiheit bei Dienstleistern. Manche Locations arbeiten mit festen Caterern, andere lassen Ihnen die Wahl. Auch eigene Räume oder das Firmengelände kommen infrage, wenn Bar, Küche und Service von außen kommen. Ein Beispiel: Bei einem Office Opening in Salzburg-Lehen feierten 200 Gäste in einem historischen Bürokomplex mit mehreren Nutzern. Der Aufbau im Außenbereich verlangte Rücksicht. Solche Punkte klären Sie bei der Besichtigung.
To-dos:
- Kapazität für Gästezahl und Format prüfen
- Anreise, Parkplätze und öffentliche Anbindung klären
- Klären, welche Dienstleister erlaubt sind
- Auflagen für Lautstärke, Sperrstunde und Aufbau erfragen
- Die Location vor Ort besichtigen
Über unser Netzwerk kennen wir geprüfte Locations in Salzburg und Bayern, auch solche ohne Catering-Bindung. Mehr dazu unter Corporate & Kundenevents.
7. Speisen und Getränke planen
Essen und Trinken prägen den Abend stärker als jede Deko. Stimmen Sie die Speisen auf das Format ab: Flying Food beim Stehempfang, ein Menü beim Dinner. Bei den Getränken zählen eine kurze Karte, kurze Wege zur Bar und ein alkoholfreies Angebot, das mehr ist als Wasser und Cola. Klären Sie das Abrechnungsmodell: Pauschale pro Person oder Abrechnung nach Verbrauch. Beides hat Vor- und Nachteile, die wir im Kosten-Artikel erklären.
To-dos:
- Speisenformat und Menü abstimmen
- Getränkekarte und Abrechnungsmodell festlegen
- Alkoholfreie Linie als festen Teil der Karte planen
- Unverträglichkeiten sowie vegetarische und vegane Optionen einplanen
Wie wir Getränkekonzepte für Firmenfeiern umsetzen, lesen Sie beim Bar-Catering.
8. Personal einplanen
Die Zahl der Servicekräfte und Bartender:innen bestimmt die Wartezeiten. Zu wenig Personal fällt sofort auf, meistens an der Bar. Zwei Beispiele: Beim Sommer-Afterwork von ServusTV und Red Bull Media House mit rund 300 Gästen auf dem Firmengelände in Salzburg-Wals stand eine voll ausgestattete Bar mit drei Barkeeper:innen und zwei Servicekräften. Beim Office Opening mit 200 Gästen liefen zwei Bars, eine drinnen und eine draußen, weil die Feier im Lauf des Abends von außen nach innen wanderte. Beide blieben durchgehend stark besetzt, damit beim Wechsel keine Schlange entstand. Die richtige Besetzung hängt von Gästezahl, Format, Dauer und Wegen ab, nicht von einer Faustregel.
To-dos:
- Personalbedarf für Service, Bar und Garderobe mit dem Dienstleister durchrechnen
- Schichten und Pausen bei langen Abenden einplanen
- Eine Ansprechperson für den Abend festlegen
- Den Dresscode des Personals abstimmen
9. Technik und Programm organisieren
Licht, Ton, ein Mikrofon für die Rede und Musik gehören fast immer dazu. Beim Programm reicht oft ein einziger Anker: eine kurze Rede, eine Ehrung oder ein Highlight. Mehr Programm macht den Abend nicht automatisch besser.
To-dos:
- Technikbedarf mit der Location abgleichen
- Musik oder DJ buchen
- Reden und Programmpunkte zeitlich einplanen
- Technik-Check am Vortag oder am Nachmittag einplanen
10. Einladungen verschicken
Die Einladung setzt den Ton für den Abend. Sie enthält Datum, Uhrzeit, Ort, Anlass, Dresscode, Anreise und eine Frist für die Zusage. Fragen Sie gleich Unverträglichkeiten und Begleitpersonen ab.
To-dos:
- Einladung mit allen Eckdaten verschicken
- Anmeldefrist setzen und Rückmeldungen sammeln
- Eine Woche vorher erinnern
- Finale Gästezahl an Location und Caterer melden
11. Ablaufplan schreiben
Ein Ablaufplan hält fest, wer wann was macht: Aufbau, Einlass, Reden, Essen, Programm, Ende und Abbau. Er geht an alle Beteiligten. So kann ein Ablauf für einen Stehempfang mit Bar aussehen:
- 14:00 Uhr: Aufbau Bar, Technik, Möbel (Dienstleister, Location)
- 17:30 Uhr: Technik-Check, Briefing Personal (Projektleitung)
- 18:00 Uhr: Einlass, Welcome-Drink (Service, Bar)
- 18:45 Uhr: Begrüßung und Rede, maximal 15 Minuten (Geschäftsführung)
- 19:00 Uhr: Essen (Service)
- 20:30 Uhr: Programmpunkt oder Ehrung (Moderation)
- 21:00 bis 23:00 Uhr: Bar-Hochphase, Musik (Bar, DJ)
- 23:30 Uhr: Last Call (Bar)
- 00:00 Uhr: Ende, Abbau (Dienstleister)
Die Uhrzeiten passen Sie an Format und Location an. Wichtig: Reden vor dem Essen, Bar in der Hochphase voll besetzt.
To-dos:
- Zeitplan für Aufbau, Abend und Abbau erstellen
- Kontaktliste aller Dienstleister anlegen
- Einen Plan B für Wetter, Ausfälle und Verspätungen festhalten
- Alle Beteiligten in der Woche davor briefen
12. Nachbereiten
Nach der Feier ist vor der nächsten. Holen Sie Feedback ein, solange der Abend frisch ist. Vergleichen Sie Budget und Rechnung. Halten Sie fest, was gut lief und was nicht.
To-dos:
- Feedback von Gästen und Team einholen
- Budget nachkalkulieren
- Erkenntnisse für die nächste Feier dokumentieren
- Fotos teilen, soweit die Gäste zugestimmt haben
Recht und Steuer in Österreich: drei Dinge, die Sie klären sollten
Die folgenden Punkte sind Hinweise aus der Praxis, keine Rechtsberatung. Für Ihren Einzelfall sind Steuerberatung und Behörde zuständig.
Steuerfreier Betrag für Betriebsveranstaltungen
Der geldwerte Vorteil aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen ist pro Mitarbeiter:in bis 365 Euro im Jahr steuerfrei. Dabei empfangene Sachzuwendungen, etwa Geschenke oder Gutscheine, bleiben bis 186 Euro im Jahr steuerfrei. So steht es in § 3 Abs. 1 Z 14 EStG 1988. Der Betrag gilt für alle Betriebsveranstaltungen eines Jahres zusammen, also Sommerfest und Weihnachtsfeier gemeinsam. Laut Unternehmensserviceportal ist es ein Freibetrag: Geben Sie mehr aus, ist nur der übersteigende Teil abgabenpflichtig. Geschenke dürfen nicht in Bargeld abgelöst werden. Details klärt Ihre Steuerberatung.
Muss ich eine Firmenfeier anmelden?
Eine geschlossene Firmenfeier mit Gästeliste ist in der Regel keine öffentliche Veranstaltung im Sinn des Salzburger Veranstaltungsgesetzes 2026. Das Gesetz gilt seit 1. Mai 2026 und erfasst allgemein zugängliche Veranstaltungen. Sobald Ihre Feier öffentlich zugänglich wird, zum Beispiel als Kundenevent mit offener Einladung oder als Straßenfest, greift die Anmeldepflicht: schriftlich, spätestens sieben Werktage vorher, bei Gemeinde, Bezirksverwaltungsbehörde oder in der Stadt Salzburg bei der Landespolizeidirektion. Für Veranstaltungen in genehmigten Gaststätten oder Veranstaltungsstätten bis 500 Personen gibt es Ausnahmen. Klären Sie Grenzfälle früh mit der zuständigen Stelle. Für Bayern gelten eigene Regeln.
Alkohol, Fotos, Datenschutz
Beim Ausschank gilt der Jugendschutz. In Salzburg dürfen Gäste unter 18, etwa Lehrlinge, keine Getränke mit gebranntem Alkohol bekommen, also keine Spirituosen und keine Cocktails damit. Bier, Wein und Sekt sind ab 16 erlaubt, unter 16 gibt es gar keinen Alkohol. Die Regeln je Bundesland fasst das Unternehmensserviceportal zusammen. Für Fotos und Videos gilt: Informieren Sie die Gäste vorab, dass fotografiert wird, und holen Sie eine Zustimmung ein, bevor Bilder nach außen gehen, etwa auf Social Media. Im Zweifel fragen Sie Ihre Datenschutz-Verantwortlichen.
Intern organisieren oder mit einem Partner?
Kleine Feiern lassen sich gut intern organisieren. Mit der Gästezahl wächst aber der Abstimmungsaufwand: Location, Catering, Bar, Technik und Personal, oft mit fünf verschiedenen Ansprechpersonen. Ein Partner, der mehrere Gewerke übernimmt, spart diese Runden. Sie haben dann eine Projektleitung, einen Vertrag und eine Rechnung. Sie kümmern sich um Ihre Gäste.
Die fünf häufigsten Planungsfehler
- Zu spät anfangen: Beliebte Termine und Locations sind früh vergeben, in Salzburg im Dezember und im Festivalsommer besonders.
- Die Bar unterschätzen: Lange Schlangen kippen die Stimmung schneller als alles andere.
- Kein Ablaufplan: Ohne Plan entstehen Leerlauf und Hektik zugleich.
- Nur an die Mehrheit denken: Alkoholfreie Drinks, vegetarische Speisen und Barrierefreiheit gehören dazu.
- Nebenkosten vergessen: Auf- und Abbau, Verlängerung und Reinigung fehlen oft im ersten Angebot.
Häufige Fragen zur Planung einer Firmenfeier
Wie plane ich eine Firmenfeier?
Eine Firmenfeier planen Sie am besten in zwölf festen Schritten, vom Ziel über Budget, Location und Verpflegung bis zur Nachbereitung. Arbeiten Sie rückwärts vom Termin und halten Sie die Zuständigkeiten in einem Ablaufplan fest.
Wie lange vorher sollte man eine Firmenfeier planen?
Für eine größere Firmenfeier sollten Sie drei bis sechs Monate Vorlauf einplanen. Für kleinere Runden bis etwa 30 Personen reichen oft sechs bis acht Wochen. Im Dezember und im Salzburger Festivalsommer brauchen Sie mehr Vorlauf, weil Termine, Locations und Personal früh vergeben sind.
Was darf auf einer Firmenfeier nicht fehlen?
Eine Bar mit kurzen Wegen und genug Personal, eine gute alkoholfreie Auswahl, ein Programm-Anker wie eine kurze Rede und ein Ablaufplan. Dazu eine Ansprechperson, die am Abend entscheidet.
Was kann man bei einer Betriebsfeier machen?
Bei einer Betriebsfeier stehen gemeinsames Essen, Trinken und Gespräche im Mittelpunkt. Beliebt sind ein Stehempfang, eine Party mit Bar oder ein Dinner in besonderer Location. Ideen nach Jahreszeit finden Sie in unseren Beiträgen zur Weihnachtsfeier und zum Sommerfest.
Wie viel darf eine Firmenfeier pro Mitarbeiter:in kosten?
Steuerlich bleibt der Vorteil aus der Teilnahme in Österreich bis 365 Euro pro Person und Jahr steuerfrei, Sachgeschenke dabei bis 186 Euro. Was Sie tatsächlich ausgeben, hängt von Format, Location und Gästezahl ab. Wie Sie das Budget aufbauen, lesen Sie im Beitrag zu Firmenfeier-Kosten und Budget.
Muss ich eine Firmenfeier in Salzburg anmelden?
Eine geschlossene Feier mit geladenen Gästen ist in der Regel nicht anmeldepflichtig, weil sie nicht allgemein zugänglich ist. Wird die Feier öffentlich, etwa als offenes Kundenfest, gilt das Salzburger Veranstaltungsgesetz 2026 mit einer Anmeldefrist von sieben Werktagen. Klären Sie Grenzfälle früh mit Gemeinde, Bezirkshauptmannschaft oder Landespolizeidirektion.
Wer organisiert die Firmenfeier?
Meist übernimmt eine Person aus HR, Office-Management oder Assistenz die Organisation. Wichtig ist eine klare Zuständigkeit mit Entscheidungsbefugnis. Bei größeren Events hilft ein externer Partner, der mehrere Gewerke koordiniert.
Was ist der Unterschied zwischen Firmenfeier, Betriebsfeier und Firmenevent?
Im Alltag meinen alle drei Begriffe dasselbe: eine Veranstaltung des Unternehmens für Mitarbeiter:innen, oft auch für Kund:innen. „Firmenevent“ steht eher für Formate mit Kund:innen und Programm, „Betriebsfeier“ für die interne Feier. Das Steuerrecht spricht von Betriebsveranstaltungen.
Ihre Firmenfeier mit Perfect Serve
Perfect Serve ist ein Salzburger Unternehmen für Bar-Catering, Eventgastronomie und Corporate Events, tätig in Salzburg und Bayern. Auf Wunsch übernehmen wir Eventkonzeption, Location, Speisen und Getränke, Bar, Personal, Infrastruktur und Ablauf, also den Großteil dieser Liste. Eine Projektleitung, ein Vertrag, eine Rechnung. Erzählen Sie uns von Ihrer Feier.