Das Wichtigste in Kürze
Ein Kundenevent ist eine Einladung an Kund:innen, Partner:innen und Entscheider:innen, kein Teamevent und keine Messe. Wer ein Kundenevent plant, arbeitet in dieser Reihenfolge:
- Ein Ziel pro Event. Bestandskund:innen halten, Neukund:innen gewinnen, Entscheider:innen treffen oder Danke sagen.
- Gästeliste vor Format. Zehn Formate mit Gästezahl-Rahmen finden Sie unten.
- Kurze Begrüßung, viel Gesprächszeit. Programm ist Rahmen, das Gespräch ist der Zweck.
- Bar und Service prägen den Eindruck. Welcome-Drink, Signature Drink, alkoholfreie Linie auf gleichem Niveau.
- Steuer in Österreich: Die Bewirtung von Geschäftsfreunden kann zur Hälfte abziehbar sein, wenn Sie Werbezweck und weitaus überwiegende betriebliche Veranlassung nachweisen.
- Nachfassen binnen einer Woche.
Was ein Kundenevent ist und was es leisten muss
Ein Kundenevent, auch Kundenveranstaltung genannt, ist ein Firmenevent für Kund:innen: Sie laden bestehende oder künftige Kund:innen und Partner:innen ein, um die Beziehung zu pflegen. Damit unterscheidet es sich vom Teamevent, das nach innen wirkt, und von Messe oder Konferenz, wo Sie die Gäste mit vielen anderen teilen.
Drei Aufgaben hat jedes Kundenevent: Es pflegt die Beziehung zu den Menschen, die Ihre Rechnungen freigeben. Es schafft Zugang zu Entscheider:innen, die im Alltag keinen Termin frei haben. Und es zeigt Dank. Kundenbindung entsteht nicht aus dem Programm, sondern aus den Gesprächen, die der Abend möglich macht.
Wir verstehen Corporate Events als Markenmomente: Service, Bar und F&B müssen zur Markenwelt passen, nicht zur Catering-Standardrolle. Kundenabende, Produktpräsentationen, Roadshows, Galas und Jubiläen planen wir unter Corporate & Kundenevents mit einer fixen Projektleitung statt einer Telefonkette zwischen fünf Anbietern.
Ziel und Gästeliste zuerst
Ein Ziel pro Event
Formulieren Sie das Ziel in einem Satz. „Wir wollen mit unseren zwanzig wichtigsten Bestandskund:innen über das nächste Jahr sprechen“ ist ein Ziel. „Wir wollen etwas für die Kund:innen machen“ ist keines. Ein Kundenevent mit zwei Zielen verliert beide.
Wen Sie einladen
Denken Sie in Kundenunternehmen, nicht in Einzelpersonen. Pro Unternehmen laden Sie meist zwei Personen ein: eine Entscheider:in und eine operative Ansprechpartner:in. Legen Sie fest, wer aus Ihrem Haus Gastgeber:in ist. Gastgeber:innen sind an diesem Abend im Dienst. Planen Sie etwa eine Gastgeber:in auf vier bis sechs Gäste. Bereiten Sie pro Gast ein bis zwei Gesprächsthemen vor.
Die Einladung
Eine Einladung zum Kundenevent enthält Anlass, Datum, Beginn und Ende, Ort, Dresscode, Anmeldung mit Frist und einen Hinweis, dass fotografiert wird. Das Ende ist wichtig: Entscheider:innen sagen eher zu, wenn sie wissen, dass der Abend um 22 Uhr endet. Verschicken Sie ein Save-the-Date, sobald der Termin steht, die Einladung sechs bis acht Wochen vorher und eine Erinnerung eine Woche davor. Konzerne und Behörden haben Compliance-Grenzen für Einladungen; ein Satz zum fachlichen Anlass hilft bei der Freigabe.
10 Formate für Kundenevents (mit Gästezahl-Rahmen)
Die Gästezahlen sind Richtwerte, keine Grenzen. Weitere Anlässe übers ganze Jahr finden Sie in unseren Firmenevent-Ideen.
1. Kundenabend mit der Geschäftsführung
Ein Dinner oder Flying Dinner im kleinen Kreis. Die Geschäftsführung ist den ganzen Abend präsent, jede Kund:in bekommt Zeit mit ihr. Passt für Bestandskund:innen auf Entscheider-Ebene. Gästezahl: 10 bis 40. Worauf es ankommt: ein Service, der Wünsche erkennt, bevor jemand fragt, und eine Sitzordnung, die Gespräche stiftet.
2. Afterwork oder Get-together
Eine lockere Bar-Situation ab 17 oder 18 Uhr, ohne Sitzordnung, mit offenem Ende. Passt für eine größere Gruppe aus Kund:innen, Partner:innen und eigenem Team. Gästezahl: 50 bis 300. Worauf es ankommt: Die Bar trägt den Abend, deshalb braucht sie Platz und Personal. Beim Sommer-Afterwork für ServusTV und Red Bull Media House haben wir rund 300 geladene Gäste in Salzburg-Wals an einer Bar versorgt, mit drei Barkeeper:innen und zwei Servicekräften, kurzfristig angefragt.
3. Hospitality bei einem Sport- oder Kulturevent
Sie laden Kund:innen in den VIP-Bereich eines Turniers, Konzerts oder Festivals ein. Passt für wenige, wichtige Kund:innen und für Sponsoren. Gästezahl: 4 bis 20 pro Gastgeber:in, in Sponsorenbereichen mehr. Worauf es ankommt: Ihre Gäste sind den ganzen Tag da, also braucht die Bar Ganztagesbetrieb und eine alkoholfreie Linie. Bei den Austrian Alpine Open 2026 in Reith bei Kitzbühel haben wir an einem Gala-Abend und vier Turniertagen 750 VIP- und geladene Gäste pro Tag betreut, an zwei Bars mit 17 Laufmetern und acht Barkräften. Für solche Settings gibt es unsere VIP-Hospitality: mehrsprachig, mit fixer Ansprechperson für Sie und für Ihre Gäste.
4. Lounge oder Bar auf der Messe
Eine Messe bringt Ihre Kund:innen ohnehin in die Stadt. Eine eigene Lounge am Stand gibt den Gesprächen Ruhe, die der Gang nicht hat. Gästezahl: 20 bis 60 Plätze, über den Tag ein Vielfaches an Gästen. Worauf es ankommt: Tempo. Die Red Bull Lobby Bar auf der „Alles für den Gast“ in Salzburg betreuen wir jährlich: rund 40 Steh- und Sitzplätze, täglich zwei Profis hinter der Bar, vier Messetage. Die Aufgabe: jeden Kundenwunsch in kürzester Zeit erfüllen.
5. Produktpräsentation oder Launch
Das Produkt steht im Zentrum, der Abend ist die Bühne. Gästezahl: 30 bis 150. Worauf es ankommt: Ein Signature Drink zur Marke macht die Präsentation zum Gesprächsthema, Branded Glassware verlängert sie bis in die Fotos. Beides entwickeln wir im Bar-Catering als Teil der Beverage-Konzeption.
6. Fachabend mit Impuls und Networking
Ein Vortrag von 20 Minuten, dann Gespräche. Beim Networking-Event sagen Gäste am leichtesten zu, weil sie fachlich etwas mitnehmen. Passt für Neukund:innen und Branchen mit Erklärungsbedarf. Gästezahl: 20 bis 80. Worauf es ankommt: Der Impuls ist der Anlass, nicht der Inhalt des Abends. Planen Sie doppelt so viel Zeit für Gespräche wie für den Vortrag.
7. Tasting oder Drink-Präsentation an der Bar
Eine kuratierte Auswahl an Spirituosen, ein Signature Drink und eine alkoholfreie Linie, die die Barkeeper:innen erklären. Passt für kleine Runden, die etwas erleben sollen, ohne dass jemand eine Bühne betritt. Gästezahl: 10 bis 30. Worauf es ankommt: Die Gäste bleiben am Tresen und reden miteinander. Bar, nicht Kurs.
8. Tag der offenen Tür oder Eröffnung als Kundenevent
Sie öffnen Ihren Standort und laden Kund:innen, Partner:innen und Nachbarschaft ein. Passt für neue Standorte, Umbauten oder Jubiläen. Gästezahl: 100 bis 500. Worauf es ankommt: Eine offene Einladung kann aus der geschlossenen Feier eine öffentliche Veranstaltung machen, siehe unten. Planen Sie zwei Stufen: ein Pre-Opening für Ihre wichtigsten Kund:innen und den offenen Tag danach. Mehr dazu im Beitrag zu Geschäftseröffnungen.
9. Mehrtägiges Kundenevent oder Roadshow
Ein Programm über mehrere Tage, oft an wechselnden Orten. Passt für internationale Kund:innen und für Konzerne mit großem Kundenkreis. Gästezahl: 100 bis 500. Worauf es ankommt: Dramaturgie, jeder Tag braucht einen anderen Ton. Bei einem internen Firmenevent in München haben wir vier Tage an drei Locations begleitet: ein Get-together zur Anreise, ein Networking-Abend, zwei Tage Tagesbar mit alkoholfreien Kreationen. Rund 1.200 Gästebesuche, 14 Teameinsätze, täglich ein Locationwechsel.
10. Jubiläum, Gala oder Sommerfest mit Kund:innen
Der große Rahmen: Mitarbeitende und Kund:innen feiern gemeinsam. Passt für runde Jahreszahlen. Gästezahl: 100 bis 1.000. Worauf es ankommt: Kund:innen wollen Gespräche, das Team will feiern, also braucht der Abend zwei Dramaturgien. Trennen Sie die Kostenanteile, denn steuerlich gelten für beide Gruppen verschiedene Regeln.
Ablauf eines Kundenabends: Beispiel mit Uhrzeiten
So kann ein Kundenabend von 18 bis 22 Uhr aussehen. Die Zeiten sind ein Beispiel, das Sie an Ihr Format anpassen.
- 18:00 Uhr: Empfang mit Welcome-Drink. Gastgeber:innen stehen am Eingang, nicht in der Gruppe.
- 18:30 Uhr: Begrüßung, fünf Minuten, ohne Folien.
- 18:40 Uhr: Impuls oder Produkt, maximal 20 Minuten.
- 19:00 Uhr: Essen und Gespräche. Flying Dinner hält die Gäste in Bewegung, ein Menü hält sie am Tisch.
- 20:30 Uhr: Ein Moment an der Bar: Die Barkeeper:innen stellen den Signature Drink vor und bringen die Gäste in neue Gespräche.
- bis 22:00 Uhr: Offenes Ende mit Bar. Die Gastgeber:innen verabschieden jeden Gast persönlich.
Die Regel dahinter: Gesprächszeit ist der Zweck, Programm ist der Rahmen. Zwei fixe Programmpunkte reichen.
Bar, Getränke und Service: Was den Unterschied macht
Der Welcome-Drink ist der erste Eindruck. Er wartet auf den Gast, nicht umgekehrt. Der Signature Drink zur Marke ist das Gesprächsthema, das Sie den Gästen mitgeben. Und die alkoholfreie Linie ist kein Nebenangebot: Viele Gäste fahren, bei Tagesformaten und internationalen Gästen ist sie die Hauptkarte. Deshalb gehört sie bei uns fix zur Beverage-Konzeption.
Wie viel Personal eine Bar braucht, hängt von Gästezahl, Format, Dauer und Wegen ab. Drei Beispiele aus unseren Projekten: Beim Afterwork für ServusTV standen drei Barkeeper:innen und zwei Servicekräfte für rund 300 Gäste an einer Bar. Bei den Alpine Open liefen zwei Bars mit 17 Laufmetern und acht Barkräften für 750 Gäste pro Tag. In der Lobby Bar auf der Messe betreuen zwei Profis rund 40 Plätze. Was zu Ihrem Event passt, rechnen wir mit Ihnen durch.
Für geschlossene Settings zählt neben dem Tempo die Diskretion. Unser Service-Team arbeitet mehrsprachig, mit NDA-Standard und Background-Checks beim Personal.
Zeitplan: Wann Sie was erledigen
Wer ein Kundenevent organisiert, plant rückwärts vom Termin. Die Spannen sind Richtwerte.
- Drei bis sechs Monate vorher: Ziel, Gästeliste, Termin, Location und Partner festlegen. Für Hospitality bei Sportevents und mehrtägige Formate eher früher.
- Sechs bis acht Wochen vorher: Einladung mit Anmeldefrist. Bar- und Speisenkonzept fixieren.
- Zwei bis drei Wochen vorher: Gästezahl fixieren, Ablaufplan schreiben, Gesprächsthemen vorbereiten.
- Eine Woche vorher: Erinnerung an die Gäste, Briefing aller Beteiligten.
Steuer und Recht in Österreich
Die folgenden Punkte sind Hinweise aus der Praxis, keine Rechts- oder Steuerberatung. Ihre Steuerberatung prüft den Einzelfall.
Bewirtung von Geschäftsfreunden
Die Bewirtung von Kund:innen bei einer Kundenveranstaltung gilt in Österreich grundsätzlich als Repräsentationsaufwand und ist nicht abziehbar. Das Gesetz kennt eine Ausnahme: Weisen Sie nach, dass die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche Veranlassung weitaus überwiegt, können die Aufwendungen zur Hälfte abgezogen werden (§ 20 Abs. 1 Z 3 EStG 1988). Der Nachweis liegt bei Ihnen: Halten Sie pro Event Anlass, Teilnehmer:innen und Werbezweck fest, etwa eine Produkt- oder Leistungsinformation.
Die Halbierung bezieht sich nur auf die Bewirtung selbst. Lassen Sie sich Bewirtung und übrige Leistungen deshalb getrennt ausweisen. In Deutschland gelten andere Regeln.
Wenn Mitarbeitende mitfeiern
Der Freibetrag von 365 Euro pro Jahr für Betriebsveranstaltungen gilt für Ihre Arbeitnehmer:innen, nicht für Gäste (§ 3 Abs. 1 Z 14 EStG 1988). Feiern Team und Kund:innen gemeinsam, trennen Sie die Kostenanteile nach Gruppen. Details in unserer Checkliste für Firmenfeiern.
Anmeldung, Fotos, Gästedaten
Ein Kundenevent mit Gästeliste ist in der Regel keine öffentliche Veranstaltung, weil es nicht allgemein zugänglich ist. Eine offene Einladung, etwa zum Tag der offenen Tür, kann die Anmeldepflicht nach dem Salzburger Veranstaltungsgesetz 2026 auslösen: schriftlich, spätestens sieben Werktage vorher. Jedes Bundesland hat ein eigenes Veranstaltungsrecht, eine Übersicht bietet oesterreich.gv.at. Gästeliste und Gesprächsnotizen sind personenbezogene Daten: Verwenden Sie sie nur für Event und Nachbereitung. Kündigen Sie Fotos an und holen Sie eine Zustimmung ein, bevor Bilder nach außen gehen.
Nachbereitung: So wird aus dem Abend ein Ergebnis
Die Woche nach dem Event entscheidet, ob es sich gelohnt hat. Danken Sie jedem Gast persönlich, binnen einer Woche. Übertragen Sie die Gesprächsnotizen der Gastgeber:innen ins CRM, am besten am Tag danach. Vereinbaren Sie die Termine, die im Gespräch entstanden sind. Eine kurze Feedback-Frage an die Gäste zeigt, was ankam.
Intern folgt der Debrief mit allen Beteiligten und ein Lessons-Learned-Dokument. Bei unseren Projekten gehört beides zur Nachbereitung. Den Erfolg messen Sie an drei Fragen: Wie viele der Zielkund:innen waren da? Wie viele Folgetermine sind entstanden? Wie viele Verträge wurden im Folgejahr verlängert? Legen Sie die Zielwerte vor dem Event fest. Beim Rhythmus gilt: ein größeres Format pro Jahr, dazu kleine Anlässe wie ein Tasting oder ein Fachabend.
Die fünf häufigsten Fehler bei Kundenevents
- Zu viele Folien. 40 Minuten Präsentation verbrauchen die Zeit, für die Ihre Gäste gekommen sind.
- Gastgeber:innen reden nur miteinander. Ein Briefing mit festen Zuständigkeiten verhindert das.
- Programm ohne Gesprächspausen. Wer die Lücken füllt, nimmt dem Abend den Zweck.
- Bar unterbesetzt zum Peak. Direkt nach der Begrüßung kommen alle gleichzeitig.
- Kein Nachfassen. Ohne Dank und Folgetermin bleibt vom Kundenevent nur die Erinnerung.
Häufige Fragen zu Kundenevents
Was ist ein Kundenevent?
Ein Kundenevent oder eine Kundenveranstaltung ist eine Veranstaltung eines Unternehmens für bestehende oder künftige Kund:innen und Partner:innen. Es dient der Kundenbindung, dem Zugang zu Entscheider:innen und dem Dank. Anders als ein Teamevent wirkt es nach außen, anders als eine Messe gehört die Aufmerksamkeit der Gäste nur Ihnen.
Welche Ideen eignen sich für ein Kundenevent im B2B?
Bewährt sind ein Kundenabend mit der Geschäftsführung, ein Afterwork mit Bar, ein Fachabend mit Impuls und Networking, Hospitality bei einem Sport- oder Kulturevent und ein Tasting an der Bar. Wählen Sie das Format nach Ziel und Gästeliste, nicht nach der Location.
Wie viele Gäste lädt man zu einem Kundenevent ein?
Das hängt vom Format ab: ein Kundenabend mit der Geschäftsführung 10 bis 40 Gäste, ein Fachabend 20 bis 80, ein Afterwork 50 bis 300. Entscheidend ist das Verhältnis: Pro Gastgeber:in aus Ihrem Haus nicht mehr als vier bis sechs Gäste.
Wie lange vorher sollte man ein Kundenevent planen?
Für ein Kundenevent mit mehr als 50 Gästen planen Sie drei bis sechs Monate Vorlauf ein, für Hospitality bei Sportevents und mehrtägige Formate länger. Kleine Runden bis 30 Personen sind in sechs bis acht Wochen machbar.
Sind Kundenevents in Österreich steuerlich absetzbar?
Die Bewirtung von Geschäftsfreunden kann in Österreich zur Hälfte abgezogen werden, wenn das Unternehmen nachweist, dass sie der Werbung dient und die betriebliche Veranlassung weitaus überwiegt (§ 20 Abs. 1 Z 3 EStG 1988). Ohne diesen Nachweis gilt sie als Repräsentation und ist nicht abziehbar. Dokumentieren Sie Anlass, Teilnehmer:innen und Werbezweck und klären Sie den Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.
Muss ich ein Kundenevent in Salzburg anmelden?
Ein Kundenevent mit geschlossener Gästeliste ist in der Regel nicht anmeldepflichtig, weil es nicht allgemein zugänglich ist. Bei offener Einladung, etwa zum Tag der offenen Tür, kann das Salzburger Veranstaltungsgesetz 2026 greifen, mit schriftlicher Anmeldung spätestens sieben Werktage vorher. Klären Sie Grenzfälle früh mit der zuständigen Stelle.
Was darf auf einem Kundenevent nicht fehlen?
Gesprächszeit, eine Begrüßung von fünf Minuten ohne Folien und eine Bar mit Welcome-Drink, Signature Drink und alkoholfreier Linie. Dazu vorbereitete Gastgeber:innen und ein Nachfassen binnen einer Woche.
Ihr Kundenevent mit Perfect Serve
Perfect Serve ist ein Salzburger Unternehmen für Bar-Catering, Eventgastronomie und Corporate Events, tätig in Salzburg und Bayern. Ob 40 Plätze in der Messe-Lounge, 300 Gäste am Firmengelände oder 750 VIP-Gäste pro Tag beim Golfturnier: Wir übernehmen Bar und Service oder konzipieren das ganze Kundenevent. Eine Projektleitung, ein Vertrag, eine Rechnung.
Erzählen Sie uns von Ihrem Kundenevent oder rufen Sie an: +43 664 12 60 554.