Das Wichtigste in Kürze

Was eine Firmenfeier kostet, hängt von drei Dingen ab: Gästezahl, Format und Location. Eine seriöse Pauschale gibt es deshalb nicht. Ein belastbares Budget entsteht so:

  • Kostenblöcke vollständig erfassen: Location, Speisen, Getränke, Personal, Ausstattung, Programm und Logistik.
  • Fixe und variable Kosten trennen: Manche Posten wachsen mit jedem Gast, andere bleiben gleich.
  • Angebote vergleichbar machen: gleiche Leistungsbeschreibung, gleiche Stunden, Preise mit oder ohne Umsatzsteuer, Verpflegung getrennt von Raum und Personal.
  • Einen Puffer einplanen für Posten, die erst spät sichtbar werden.
  • Steuer: In Österreich ist die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen bis 365 Euro pro Mitarbeiter:in und Jahr steuerfrei. Geschenke dazu bis 186 Euro.

Ein belastbarer Betrag entsteht erst aus einem Angebot mit klarer Leistungsbeschreibung. Wie Sie die Feier Schritt für Schritt aufsetzen, zeigt unsere Checkliste zur Firmenfeier-Planung.

Die Kostenblöcke einer Firmenfeier

Was in dieser Liste fehlt, kommt später als Nachtrag.

Location (fix)

Miete, Mindestumsatz oder Pauschale. Klären Sie, was enthalten ist: Möbel, Technik, Reinigung, Garderobe. Die Miete bleibt gleich, ob 80 oder 120 Gäste kommen. Eigene Räume oder das Firmengelände sparen diesen Block ganz.

Speisen (variabel)

Menü, Buffet, Flying Food oder Fingerfood. Das Format bestimmt den Preis pro Person und den Personalbedarf. Ein Buffet braucht weniger Servicepersonal als ein serviertes Menü. Sonderkost wie glutenfrei, vegan oder halal sollten Sie früh angeben, damit sie im Angebot steht.

Getränke (variabel)

Eine Pauschale pro Person macht die Kosten planbar. Die Abrechnung nach Verbrauch kann günstiger sein, wenn wenig getrunken wird, lässt sich aber schwerer vorhersagen. Bei Pauschalen lohnt der Blick auf die Stufen: Softdrinks, Bier und Wein, dazu Sekt und Cocktails oder eine offene Bar. Jede Stufe verändert das Budget spürbar.

Drei Dinge senken die Getränkekosten, ohne dass Gäste es merken: eine kurze Karte, ein festes Ende für die Vollbar und alkoholfreie Drinks auf gleichem Niveau. Wie wir Karte, Dauer und Zielgruppe abstimmen, lesen Sie beim Bar-Catering.

Personal (gestuft)

Service, Bar, Küche, Garderobe, eventuell Security, abgerechnet nach Stunden. Ein serviertes Menü braucht deutlich mehr Servicekräfte als ein Buffet oder ein Stehempfang.

Personal wächst in Stufen, nicht pro Gast, und Auf- und Abbau zählen mit. Aus unserer Praxis: Beim Sommer-Afterwork für ServusTV betreuten drei Barkeeper:innen und zwei Servicekräfte rund 300 Gäste an einer Bar auf dem Firmengelände. Eine reine Bar-Veranstaltung hat also einen anderen Schlüssel als ein Buffet.

Technik, Ausstattung und Programm (fix)

Licht, Ton, Bühne, Mobiliar, Deko, Musik, Moderation. Diese Posten hängen vom Format ab, nicht von der Gästezahl. Geschirr und Equipment werden dagegen oft pro Person verrechnet. Hat die Location keine Küche, kommt eine mobile Küche dazu.

Logistik und Organisation (fix)

Transport, Anlieferung, Auf- und Abbau, Shuttle. Bei historischen Locations ohne Küche steigt dieser Posten deutlich. Dazu kommt die Koordination am Abend, intern als Arbeitszeit, die selten im Budget steht, extern als Position im Angebot.

Praxis: Was das Format am Budget verändert

Zwei Beispiele aus unseren Projekten zeigen, wie stark das Format die Planung bestimmt. Bei einem Office Opening in Salzburg-Lehen feierten 200 Gäste an zwei Bars, weil die Feier im Lauf des Abends von draußen nach drinnen wanderte. Zwei Bars bedeuten mehr Personal und Equipment, verhindern aber Schlangen beim Wechsel. Für 500 Gäste im DomQuartier Salzburg war dagegen die Anlieferung in die historische Location die eigentliche Planungsaufgabe.

Die Lehre für Ihr Budget: Rechnen Sie nicht nur pro Kopf. Fragen Sie, welche Wege, Bars und Stunden das Format verlangt.

Das Budget in sechs Schritten

1. Den Rahmen festlegen

Gesamtbetrag oder Betrag pro Kopf? Ein Pro-Kopf-Wert macht Angebote vergleichbar, ein Gesamtbetrag schützt vor Überraschungen bei der Gästezahl.

2. Die Gästezahl realistisch schätzen

Nicht jede Zusage wird zum Gast. Rechnen Sie mit der Zahl, die wahrscheinlich kommt, und fragen Sie, bis wann Sie sie beim Caterer anpassen können.

3. Prioritäten setzen

Legen Sie fest, was an diesem Abend sitzen muss: bei einer Party die Bar, bei einem Kundenabend der Service, bei einem Jubiläum vielleicht die Location. Dort investieren Sie, anderswo darf es schlichter sein.

4. Angebote vergleichbar einholen und nach Posten trennen

Schicken Sie allen Anbietern dieselbe Beschreibung: Datum, Dauer, Gästezahl, Format, Leistungen. Fragen Sie nach Auf- und Abbauzeiten, Personalstunden und Zuschlägen. Verlangen Sie ein Angebot, das Speisen und Getränke getrennt von Raum, Personal, Technik und Deko ausweist. Das hilft beim Vergleich.

5. Einen Puffer einplanen

Kein Budget hält jeden Posten exakt. Reservieren Sie einen festen Betrag für Nachträge wie eine Verlängerung oder mehr Gäste.

6. Nachkalkulieren

Vergleichen Sie nach dem Event Plan und Rechnung. Das ist die beste Grundlage für die nächste Feier. Alle Schritte im Detail stehen in der Checkliste zur Firmenfeier-Planung.

Versteckte Kosten, die oft vergessen werden

Die meisten Nachträge entstehen nicht beim Essen, sondern rundherum:

  • Auf- und Abbau: Sind die Stunden vor und nach dem Event eingerechnet?
  • Verlängerung: Was kostet eine Stunde mehr für Personal und Location?
  • Equipment: Leihgebühren für Gläser, Mobiliar und Technik, dazu Bruch und Schwund.
  • Transport und Anlieferung: besonders bei Locations ohne eigene Küche.
  • Reinigung und Entsorgung: Ist die Endreinigung der Location enthalten?
  • Mindestbestellsumme: Bei kleinen Gruppen setzen viele Caterer eine Untergrenze.
  • Outdoor: Zelt, Heizstrahler, Strom, Schlechtwetterplan. Dazu Mehrweg- oder Pfandsysteme: Beim Red Bull Dance Your Style Finale in Wien durfte ausschließlich in Mehrwegbechern ausgeschenkt werden. Das verändert Logistik und Nachlieferung.

Steuer: Was darf eine Betriebsfeier pro Mitarbeiter:in kosten?

Der Freibetrag von 365 Euro

Der Vorteil aus der Teilnahme an Betriebsveranstaltungen ist pro Mitarbeiter:in bis 365 Euro im Jahr steuerfrei. Das Gesetz nennt Betriebsausflüge, kulturelle Veranstaltungen und Betriebsfeiern (§ 3 Abs. 1 Z 14 EStG 1988). Das BMF bestätigt die Beträge mit Stand 1. Jänner 2026.

Drei Details für Ihr Budget:

  • Der Betrag gilt pro Jahr, nicht pro Feier. Sommerfest und Weihnachtsfeier teilen sich die 365 Euro.
  • Es ist ein Freibetrag, keine Freigrenze. Die ÖGK stellt klar: Der Freibetrag bleibt erhalten, wenn mehr als 365 Euro pro Person ausgegeben werden. Nur der übersteigende Teil ist steuer- und beitragspflichtig.
  • Die Teilnahme muss allen offenstehen. Laut ÖGK ist die Ehrung einer einzelnen Person, etwa einer Jubilarin, keine Betriebsveranstaltung.

Geschenke: 186 Euro extra, Jubiläum separat

Sachzuwendungen bei Betriebsveranstaltungen sind zusätzlich bis 186 Euro pro Person und Jahr steuer- und beitragsfrei. Alle Geschenke eines Kalenderjahres werden zusammengerechnet, Bargeld ist immer pflichtig. Bei Dienst- oder Firmenjubiläen dürfen laut ÖGK weitere Sachzuwendungen bis 186 Euro frei bleiben.

Betriebsausgabe und Vorsteuer

Ob und wie Sie die Kosten einer Mitarbeiterfeier als Betriebsausgabe ansetzen und Vorsteuer abziehen, hängt vom Einzelfall ab. Klären Sie das mit Ihrer Steuerberatung, am besten vor der Buchung.

Kundenevents: Bewirtung von Geschäftsfreunden

Für Kund:innen und Geschäftspartner gilt nicht der Freibetrag, sondern die Regel zu Repräsentationsaufwendungen. § 20 Abs. 1 Z 3 EStG sagt im Grundsatz: Die Bewirtung von Geschäftsfreunden ist nicht abzugsfähig. Weist das Unternehmen nach, dass die Bewirtung der Werbung dient und die betriebliche Veranlassung weitaus überwiegt, ist die Hälfte abzugsfähig. Den Nachweis muss das Unternehmen erbringen, eine bloße Glaubhaftmachung reicht laut Verwaltungsgerichtshof nicht (VwGH 26.11.2015, 2012/15/0041). Wie Sie ein Kundenevent planen, zeigt unser Leitfaden zum Kundenevent, unsere Leistungen dafür stehen unter Corporate & Kundenevents; die steuerliche Einordnung gehört zur Steuerberatung.

Für Unternehmen in Bayern: die 110-Euro-Regel

Wir arbeiten auch in München, etwa bei einem internen Firmenevent. Dort gilt deutsches Recht: Nach § 19 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1a EStG sind Zuwendungen bis 110 Euro je Betriebsveranstaltung und teilnehmender Person kein Arbeitslohn, für bis zu zwei Veranstaltungen im Jahr. Begleitpersonen werden der Mitarbeiter:in zugerechnet, der Betrag gilt brutto. Den übersteigenden Teil kann der Arbeitgeber nach § 40 Abs. 2 EStG pauschal mit 25 Prozent versteuern. Für österreichische Unternehmen ist diese Regel nicht maßgeblich.

Stand der Steuerangaben: 22. Oktober 2026. Dieser Artikel ist keine Steuerberatung.

Wo Sie sparen können, ohne dass es billig wirkt

  • Format anpassen: Ein Afterwork mit Flying Food kostet weniger als ein Gala-Dinner und wirkt trotzdem festlich. Buffet statt Menü spart beim Essen und halbiert den Service-Schlüssel.
  • Termin verschieben: Im Dezember ist die Nachfrage hoch. Eine Weihnachtsfeier im Jänner öffnet mehr Termine, zum Beispiel als Kick-off oder Neujahrsempfang.
  • Rechnung sauber trennen: Verpflegung pro Person getrennt von Raum, Personal und Technik. Das kostet nichts und macht Angebote vergleichbar.
  • Einen Partner statt vieler: Location, Bar und Service aus einer Hand sparen Abstimmung und doppelte Posten: ein Vertrag, eine Rechnung, eine Ansprechperson. Für Galas und Kundenabende mit gehobenem Anspruch arbeiten wir mit der Detailkultur der VIP-Hospitality.

Häufige Fragen zu Firmenfeier-Kosten

Was kostet eine Firmenfeier?

Die Kosten einer Firmenfeier hängen vor allem von Gästezahl, Format und Location ab. Ein Stehempfang im eigenen Haus braucht ein anderes Budget als ein gesetztes Dinner in einer gemieteten Location. Verlässliche Zahlen liefert erst ein Angebot auf Basis einer klaren Leistungsbeschreibung.

Wie viel darf eine Betriebsfeier pro Mitarbeiter:in kosten, damit sie steuerfrei bleibt?

In Österreich ist die Teilnahme an Betriebsveranstaltungen bis 365 Euro pro Mitarbeiter:in und Jahr steuer- und beitragsfrei. Der Betrag gilt für alle Betriebsveranstaltungen eines Jahres zusammen. Es ist ein Freibetrag: Nur der übersteigende Teil wird pflichtig.

Kann ich die Kosten einer Firmenfeier steuerlich absetzen?

Das sind zwei Ebenen: Für die Mitarbeiter:innen gilt der Freibetrag von 365 Euro, für das Unternehmen die Frage nach Betriebsausgabe und Vorsteuer. Die zweite Ebene hängt vom Einzelfall ab und gehört zur Steuerberatung.

Was gehört in ein Eventbudget?

In ein Eventbudget gehören Location, Speisen, Getränke, Personal, Ausstattung, Programm und Logistik. Dazu kommen Nebenkosten wie Auf- und Abbau, Reinigung und ein Puffer für Nachträge.

Ist eine Getränkepauschale günstiger als die Abrechnung nach Verbrauch?

Eine Getränkepauschale ist planbarer, die Abrechnung nach Verbrauch kann bei zurückhaltenden Gästen günstiger sein. Entscheidend sind Dauer, Gästestruktur und Karte, lassen Sie sich beide Varianten auf dieselbe Gästezahl anbieten.

Wie plane ich das Budget für eine Weihnachtsfeier?

Für eine Weihnachtsfeier gelten dieselben Kostenblöcke wie für jede Firmenfeier. Planen Sie im Dezember mehr Vorlauf ein, weil Locations und Personal dann am stärksten gefragt sind. Ideen für Termin und Format stehen im Artikel Weihnachtsfeier in Salzburg.

Gilt die 110-Euro-Regel auch in Österreich?

Nein, die 110 Euro pro Veranstaltung stammen aus dem deutschen Einkommensteuergesetz. In Österreich gilt der Freibetrag von 365 Euro pro Mitarbeiter:in und Jahr für alle Betriebsveranstaltungen zusammen. Nur für Standorte in Deutschland ist die 110-Euro-Regel relevant.

Ihr Event mit Perfect Serve planen

Perfect Serve ist ein Salzburger Unternehmen für Bar-Catering, Eventgastronomie, VIP-Hospitality und Corporate Events, tätig in Salzburg und Bayern. Sie bekommen ein Angebot mit klarer Leistungsbeschreibung, nach Posten getrennt. Eine Projektleitung, ein Vertrag, eine Rechnung. Erzählen Sie uns von Ihrem Event.